TUGAS DAN TANGUNG JAWAB MASING-MASING DEPERTEMEN DI HOTEL create by Ali

Selamat Datang di situs saya yang apa adanya ini

Sebelumnya saya ucapkan terima kasih atas kesediaannya mengunjungi situs saya ini. Insya Allah, di situs ini anda akan banyak share , inovasi serta motivasi yang terkait dengan dunia pendidikan khususnya dunia pembelajaran di PERHOTELAN. Situs ini saya persembahkan bagi para pendidik sekaligus juga untuk para pelajar yang ingin mengembangkan diri terutama dalam mengkreasi, menginovasi serta memotivasi diri anda baik . Disini anda dapat lebih memberdayakan potensi otak kanan sekaligus otak kiri sebagai bentuk kesyukuran kepada Allah SWT.

Langsung saja kita ke temanya "TUGAS DAN TANGUNG JAWAB MASING-MASING DEPERTEMEN DI HOTEL" sebagai berikut ,semoga ada manfaat buat kita semua .

TUGAS DAN TANGUNG JAWAB MASING-MASING DEPERTEMEN DI HOTEL

H
PERHOTELAN V/III/E

ALI WARDANA

PEMBAHASAN

AFRONT OFFICE

Front Office, adalah salah satu departement di sebuah hotel yang berada di begian depan merupakan pintu gerbang dari hotel itu sediri sehingga mudah diketahui dan di hubungi tamu yang secara oprasional berhubengan langsung dengan tamu.

Front Office berperan penting bagi sebuah hotel karena :

1. Merupakan pusat kegiatan hotel.

2. Para tamu mendapatkan pelyanan sebelum tamu tiba, pada saaat tiba di hotel, pada saat tiba di hotel, pada saat berada di hotel dan pada waktu akan meninggalkan hotel.

3. Kira-kira 65% pendapatan hotel didapatkan dari hasil penyewaan kamar.

4. Kesan pertama dan kesan terakhir bagi tamu di tentukan oleh front office.

Peranan Front Office :

1. Sebgai sumbu atau poros dari kegiatan hotel.

2. Sebagai jantung dari sebuah hotel.

3. Sebagai ujung tombak.

4. Sebagai barometer.

Fungsi Front Office :

1. Menjual kamar

ü Menerima pesanan kamar

ü Menangani tamu tanpa pemesanan kamar (walk-in)

ü Mengerjakan atau memproses pendaftaran tamu.

ü Menentukan nomor kamar.

2. Menyiapkan dan memberikan pelayanan informasi hotel

ü Informasi yang berhubungan dengan fasilitas hotel (Hotel Operation)

ü Informasi tentang kejadian dan tempat-tempat atau objek yang bisa dinikmati oleh tamu di luar hotel.

3. Mengkoordinir pelayanan

ü Antar departemen yang berhubungan langsung dengan tamu dengan departemen yang langsung berhubungan dengan tamu.

ü Menangani permasalahan tamu dan keluhan (complains)

4. Mengerjakan laporan tentang status kamar

1.tatus terjual (o)
2.Sedang di kerjakan
3.Kamar rusak (ooo)
4.Vacant room (v)

5. Menyiapkan pembayaran

· Penyusunan polio dan rekening tamu

· Memasukan tagihan kedalam folio (up dating)

· Mengawasi batas tagihan (credit levels)

· Mengumpulkan transaksi tamu

6. Menangani pembayaran tamu

· Menyiapkan statement

· Menyelesaikan pembayaran

7. Menyusun daftar riwayat kunjuangan tamu

ü Melakukan pencatatan data individual untuk kunjungan yang akan datang

ü Meyelenggarakan arsip kartu riwayat kunjungan tamu (Guest History Card)

8. Menangani telephone Switch Board, Telex, Fax, Telegram

ü Menangani semua pembicaraan telephone

ü Menerima dan mengirim telex, fax, dan telegram.

9. Menangani barang-barang bawaan tamu

ü Menagani barang-barang tamu pada waktu tiba dan berangkat

ü Menangani perpindahan kamar

ü Menagani penitipan barang-barang bawaan tamu.

Bagian- Bagian Front Office

A. Front office Manager

Front office manager bertanggung jawab kepada general manager hotel, ia bertanggung jawab atas semua hal yang bersangkutan dengan semua kegiatan operasional dan administrasi kantor depan.

B. Assistan front office manager

Bertanggung jawab kepada front office manager bertugas untuk membantu menyelesaikan tugas pimpinan , mewakili manajer apabila berhalangan hadir di suatu rapat , menyiapkan dan memeriksa untuk tamu penting , mengkordinir bawahan dan bekerjasama dengan departemen lain dan menerima complain dari tamu.

C. Telephone operator

Telephone operator adalah satu secsioan berada di front officee yang secara umum memiliki tugas menerima telophone ,menyambungkan telephone dan mencatat pesan tamu.

D. Reservasi

Reservasi adalah satu secsion yang berada di front office yang secara umum memiliki tugas untuk memperlancar operasional dan administrasi di bagian pemesanan kamar.

E. Reception

Reception adalah secsion yang berada di front office yang bertugas menangani kedatangan tamu ( check-in ) ,baik mengani tamu dengan reservasi ( reservation guest) maupun tamu tanpa reservasi ( walk-in guest ) menangani tamu pindah kamar ( change room ) dan menangani tamu berangkat ( check-out ).

F. Front office cashiering

Front office cashhiering adalah secsion yang berda di front office yang bertugas menangani rekening transaksi pembayaran dari para tamu sebelum mereka meninggalkan hotel ( check-out ).

G. Uniformend

Uniformend service adalah secsion yang berada di front office yang secara umum memiliki tugas menangani barang bawaan tamu baik tamu tiba ( check-in ) , tamu pindah kamar

( room change) sampai tamu berangkat ( check-out).

H. Information service

Information sevice adalah secsion yang berada di front ofice yang secara umum memiliki tugas untuk memberikan beragam informasi kepada tamu secara tepat dan akurat.

B. Food & Beverage DEPERTEMEN

Berikut ini adalah uraian tugas dan tanggungjawab setiap posisi dibagian makanan dan minuman.

1. Food & Beverage Director

Uraian tugas dan tanggungjawabnya:

Menetapkan menu, sistem penyajian, strategi penjualan, mengarahkan pelaksanaan serta menilai keberhasilan
Melakukan analisa tentang pesaing
Menyusun anggaran FB Production kitchen, F&B service dan Stewarding
Merumuskan kebijaksanaan pengendalian biaya operasional
Menangani permasalahan yang memerlukan penanganan langsung
Menciptakan hubungan yang harmonis dengan kolega dan pelanggan
Menyelenggarakan briefing di dalam departemen
Mengusulkan kepada atasan, tentang penyesuaian prosedur dan kebijakan di lingkungan food & beverage department jika diperlukan

2. Assistant Food & Beverage Manager
Uraian tugas dan tanggungjawabnya:

Melakukan koordinasi pelaksanaan kegiatan antar kitchen, F& B service dan stewarding
Menyusun rencana kerja dan menilai pelaksanaanya
Mengawasi jadual operasional bawahannya
Memonitor hasil inventaris fisik di bagian kitchen, F&B service dan stewarding
Memonitor pelaksanaan store room requisition
Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan
Melaksanakan kelancaran operasional berbagai kegiatan yang ada kaitan kerja dengan food & beverage department
Mengkoordinasikan penyiapan dan mengawasi kelancaran acara event/function
Menangani permasalahan yang memerlukan penanganan langsung dan melaporkan kepada atasan
Menjalin hubungan dengan rekan dan tamu
Menciptakan hubungan yang harmonis dengan kolega dan pelanggan
Memberi arahan dan petunjuk kepada bawahan .

3. Restaurant & Bar Manager
Uraian tugas dan tanggungjawabnya:

Mengkoordinasi kegiatan operasi di outlet food & beverage service
Mengkoordinasi persiapan dan mengawasi kelancaran penyelenggaraan function/event
Membantu kelancaran pelaksanaan inventaris fisik
Menjalin dan membina hubungan dengan tamu
Membantu untuk membuat laporan monthly report F&B sales
Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan
Mengani permasalahan yang memerlukan penanganan langsung dan melaporkan kepada atasan
Menangani dan memonitor suatu perubahan dan penyimpangan dalam kegiatan operasional
Memonitor dan mengawasi personal hygiene, grooming and sanitasi
Menangani dan mengawasi langsung pelayanan tamu VIP
Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat
Menyelenggarakan briefing harian.

4. Head Waiter
Uraian tugas dan tangungjawabnya:

Mengawasi penyimpangan penggunaan par stock
Memeriksa kelengkapan dan ketepatan dari “mise en place”
Meneliti ketepatan daily sales report
Mengarahkan dan mengawasi kelancaran pelayanan di restoran
Menangani keluhan tamu
Mengatur pembagian “station”
Memeriksa personel hygiene, grooming dan sanitasi
Mendampingi sous chef dalam penataan buffet
Menangani langsung pelayanan tamu VIP (Very important Person)
Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan clear up
Membantu kelancaran pelaksanan inventaris pisik
Memeriksa kelengkapan, ketepatan pengadaan”store room requisition”
Menjalin hubungan baik dengan tamu
Membuat jadual kerja bawahan
Mengawasi disiplin bawahan
Menangani permasalahan tamu
Melakukan penilaian kerja bawahan
Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat .

5. Assistant (Head Waiter Captain)
Uraian tugas dan tanggungjawabnya:

Membantu head waiter melaksanakan tugasnya
Melengkapi kelengkapan, ketepatan dari mise en place
Membuat daily sales report
Melengkapi penyimpanan dan penggunaan par stock
Mengawasi dan membantu kelancaran ketepatan pelaksanaan pelayanan penjualan dan penyajian makanan dan minuman
Membuat repair dan maintanance order
Menangani langsung pelayanan tamu VIP
Mengatasi keluhan tamu
Mengawasi dan mengarahkan kelancaran pelayanan bawahan
Membantu kelancaran pelaksanaan inventaris fisik
Menjalin hubungan baik dengan tamu
Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat

6. Waiter/ Waitress
Uraian tugas dan tanggungjawabnya:

Mempersiapkan kelengkapan tehnis pelayanan
Melaksanakan persiapan set up-mise en place
Melakukan pelayanan langsung kepada tamu
Mengambil pesanan/order tamu dari captain untuk diteruskan kepada kitchen
Melaksanakan penyajian hidangan kepada tamu
Melaksanakan clear up dari meja tamu
Mempersiapkan dan mengambil kebutuhan linen napkin, wares, supplies
Mengumpulkan dan mengantarkan soiled linen dan dirty dishes ke laundry/stewarding
Melakukan penyiapan table set up dan clear up
Melaksanakan dan mengikuti perintah captain dalam menjalankan tugas-tugasnya
Melakukan pembersihan area kerja
Menjalin hubungan dengan tamu
Menghadiri briefing harian

7. Chief Bartender
Uraian tugas dan tanggungjawabnya:

Mengawasi penyimpanan, penggunaan bar stock
Melengkapi kelengkapan, ketepatan dari mise en place
Membuat daily sales report
Mengawasi kelancaran, ketepatan pelaksanaan mixing drinks, penyajian, penjualan dan pelayanan 385
Menyusun standard portion, standard receipt, standard beverage cost bersama dengan F&B cost control
Mengarahkan, mengawasi kelancaran pelayanan
Mengatasi keluhan tamu
Mengatur pembagian “station” serta mengawasi pelaksanannya
Memeriksa personel hygiene, grooming dan sanitasi
Menangani langsung pelayanan tamu VIP
Membantu kelancaran pelaksanaan inventaris fisik
Memeriksa kelengkapan, ketepatan pengadaan”store room requisition”
Membuat repair dan maintanace order
Mengawasi disiplin bawahan
Menangani permasalahan tamu
Melakukan penilaian kerja bawahan
Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat

8. Room Service Order Taker
Uraian tugas dan tanggungjawabnya:

Menangani penerimaan, pencatatan room service order dan menyampaikan kepada room service captain
Menyarankan dan membantu tamu dalam pemilihan menu
Memelihara suasana kerja yang sehat
Menghadiri briefing head waiter

C. HOUSEKEEPING DEPARTMENT

Housekeeping adalah departemen yang mengatur dan bertanggung jawab terhadap peralatan, kebersihan, melaporkan kerusakan serta dekorasi terhadap segala event yang adadi hotel, agar hotel mejai lebih rapi , bersih, menarik , dan menyenangkan bagi penghuninya.

Departemen housekeeping tidak hanya menyiapkan kamar tamu, tapi bertanggung jawab keseluruha , merawat dan membersihkan semua fasilitas hotel yang bersih , rapi dan nyaman . Oleh sebeb itu , semua kegiatan housekeeping bertujuan untuk memaksimalkan pemeliharaan, perawatan dan kebersihan hotel secara keseluruhan dapat dipertahankan .

staff Housekeeping memberikan pelayanan kepada kelancaran , kesiapan dan pemeliharaan kamar tamu, public area, restoran , ruang pertemuan , laundry , fasilitas olahraga dan fasilitas lainnya . Mereka adalah bagian dari sebuah tim yang selalu siap untuk mempersiapkan dan menyambut kedatangan tamu hotel. Karyawan housekeeping sangat sensitif tentang kenyamanan tamu dengan memperhatikan rincian dan mengikuti semua perbaikan yang diperlukan .

Ruang lingkup tugas dan tanggung jawab

Bagian housekeeping bertanggung jawab terhadap , kerapian , ketertiban , kebersihan kelengkapan , membuat nyaman semua kamar yang ada di daerah atau hotel . meliputi :

1 . kamar tamu

2 . koridor

3 . restoran dan perjamuan

4 . ruang kantor

5 . ruang istirahat

6 . Locker

7 . Park dan taman

8 . Kolam renang

9 . area parkir

Tugas Housekeeping DeparTment

1. Menciptakan suasana yang bersih , menarik, nyaman , dan aman .

2. Memberikan layanan di kamar sebaik mungkin untuk tamu , sehingga tamu merasa puas ketika mengunjungi atau tinggal di hotel .

3. Persiapan , penataan , dan pemeliharaan kamar .

4. Bertanggung jawab untuk menjaga kebersihan semua outlet dan ruang umum di hotel .

5. Melaporkan dan membawa hilang dan ditemukan di supervisor

6. Seragam Hotel , sepatu dan kaus kaki ditentukan .

Target Housekeeping

1. Hygiene .Kebersihan hotel dalam sangat menentukan , jika kebersihan adalah terpelihara dengan baik sehingga tamu akan merasa nyaman dan tenang seperti sanitasi dan hygine terjamin. Bahkan banyak tamu

2. Kerapian. Kerapian meliputi tata letak pengaturan kamar dengan perlengkapan yang sesuai dan dekorasi membuat ruangan menjadi lebih menarik .

3. Kelengkapan . Mengantisipasi menentukan pilihan sebuah hotel karena kebersihan hotel. kebutuhan tamu selama mereka tinggal dengan fasilitas premium menyelesaikan semua sesuai dengan standar sehingga pengunjung merasa nyaman dan Selamat datang untuk tinggal dan mengunjungi kembali ke hotel .

4. Fasilitas . Fasilitas mencakup semua peralatan yang disediakan agar dapat berfungsi dan digunakan oleh tamu hotel , sehingga meningkatkan kenyamanan dan fasilitas yang tidak mengganggu kegiatan mereka

Di operasional hotel, hal yang harus dilakukan dan tentang kebersihan dilaksanakan oleh housekeeping departemen, yang kegiatannya dipimpin oleh Housekeeping Manager atau Executive Housekeeper . Secara umum, departemen housekeeping memiliki tanggung jawab area yang sangat besar , adalah wajar bahwa housekeeping memiliki jumlah karyawan lebih dari departemen lain . Oleh karena itu , pelaksanaan pemeliharaan dan pembersihan area hotel diatur oleh bagian berikut :

1. Public Area. Bagian yang memiliki tugas dan tanggung jawab untuk menjaga kebersihan , kerapihan , keindahan dan kenyamanan seluruh hotel, yang keduanya ada di luar gedung atau di dalam bangunan hotel , antara lain Lobby area , toilet , restoran , ruang pertemuan , taman , area parkir dan fasilitas untuk hotel karyawan .

2. Room section. bagian yang memiliki tanggung jawab untuk mempersiapkan dan menjaga kebersihan , kerapian dan kelengkapan kamar .

3. Laundry. bagian yang memiliki tanggung jawab untuk menyediakan linen bersih - linen untuk keperluaan kamar, restoran dan ruang pertemuan , menyediakan seragam bersih bagi karyawan dan tamu membersihkan pakaian kotor .

4. Linen dan Uniform. Bagian bertanggung jawab untuk mengelola seluruh sirkulasi dan penyediaan linen dan seragam bagi karyawan .

5. Florist. Bagian bertanggung jawab untuk menyediakan dan merangkai bunga segar untuk mempercantik dekorasi di hotel .

6. Kesehatan & jasa rekreasi bertanggung jawab atas fasilitas umum yang disediakan oleh hotel untuk tamu , selimut , spa dan pijat , kebugaran , golf , kolam renang dan banyak lagi.

Formulir Digunakan Housekeeping

Jenis-jenis formulir yang digunakan dalam administrasi rumah tangga , antara lain:

1. Roomboy Control Sheet

2. Room Report

3. housekeeping Report

4. Lost and Damages Report

5. Repair and Maintenant Report

6. Linen Inventory Report

7. Cleaning and Guest Supplies Report

8. Lost and Found Report

9. Log Book

10. Linen Laundry Delivery Slip

11. Room Check List

12. Lost and Found Book

13. Mini Bar Daily Sales Report

14. Mini Bar Daily Late Charge Report

15. Mini Bar Bill .

D. ACCOUNTING DEPARTMENT DAN SECTION-SECTIONNYA

Departemen Keuangan Hotel merupakan salah satu bagian dari manajemen hotel yang berfungsi untuk mengatur semua hal yang berhubungan dengan membiayai hotel. Setiap perusahaan termasuk hotel memiliki kebijakan yang berbeda dalam hal pengaturan keuangan mereka. Namun, section dai accounting department Hotel umumnya dapat digambarkan sebagai berikut :

A. Seksi – seksi yang ada di Accounting Dept. dan Tugas masing – masing seksi

1. Finance Manager

a. Mengesahkan laporan keuangan ( Neraca, R/L= Rugi-Laba) untuk disetuju oleh General Manager, selanjutnya GM menyerahkan kepada Direktur

b. Menyetujui pemasukan dan pengeluaran uang

c. Menyetujui permintaan barang dari Department ( Goods Request ) Dan pengeluaran barang dari Gudang ( Store Room Request )

d. Memimpin seluruh SDM Accounting sesuai struktur organisasi

e. Bertanggung jawab langsung kepada General Manager

2. Accounting Supervisor

a. Menbuat laporan keuangan ( Neraca, R/L ) untuk diashkan oleh Fin. Adm. Manager

b. Mengawasi pekerjaan Accountant dan bawahannya

c. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager

3. Night Audit

a. Miminta pekerjaan semua kasir operation dalam satu hari

b. Membuat summary revenue pada malam hari

c. Menyerahkan summary berikut lampirannya ( Bills ) beserta uang pada keesokan hari kepada Accounting Back Office sesudah ditandatangani Chief Cashier

d. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager

4. Internal Auditor

a. Memeriksa semua data akuntansi ( sesudah transaksi ) dari hulu ke hilir

b. Bekerja sama atau membantu tugas Accounting supervisor untuk membuat laporan keuangan

c. Melaporkan temuan penyimpangan keuangan kepada Finance Manager

d. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager

5. Cost Controller

a. Mengerjakan pekerjaan akuntansi dan lainnya yang berhubungan dengan keuangan sebelum terjadi transaksi

b. Meneliti, memeriksa, menyetujui Goods Request dari Department untuk persetujuan Fin. Manager

c. Memeriksa segala tagihan atau Invoice dari supplier sebelum dibayar

d. Memeriksa permintaan maintenance atau pemeliharaan barang maupun pembuatan barang oleh ME sebelum disetujui Fin. Manager

e. Membuat atau mengubah semua tarif product hotel sebelum dipublikasi

f. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

6. Purchasing Supervisor

a. Memriksa good request yang sudah disetujui untuk dicarikan barang ke supplier

b. Mengetahui semua harga – harga barang keeperluan hotel di pasar guna pembuatan Purchase Order

c. Membuat summary purchase bulana untuk dilaporkan kepada Fin. Manager

d. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

7. Store Room Supervisor

a. Menjaga semua barang yang ada di gudang

b. Mengatur alur keluar masuk barang di gudang

c. Membuat summary bulanan ( Inventory ) barang untuk laporan kepada Fin. Manager

d. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

8. Chief Cashier

a. Memimpin semua outlet Cashier, Room, Restaurant, Room Service, Sport & Recreation, Drugstore

b. Bekerja sama dengan Night Audit

c. Membuat summary harian dan bulanan untuk Fin. Manager

d. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

9. Accountant

a. Membantu pekerjaan Accounting Supervisor

b. Memimpin pekerjaan bawahan :

a. City Ledger, Account Receivable, Account Payable, General Cashier, dan Book Keeper

b. Menyusun laporan keuangan dengan Acct. Supervisor

c. Bertanggung jawab langsung kepada Acct. Supervisor

10. City Ledger

a. Memeriksa semua pendapatan credit untuk pembuatan Invoice kepada customer

b. Menagih kepada customer ( pemakai jasa Hotel ) yang tidak membayar kontan atau kredit untuk diserahkan kepada General Cashier

c. Membuat daftar piutang untuk Accountant

d. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

11. Account Receivable

a. Memeriksa semua data uang masuk/Bill/Outlet yang didapat dari Night Audit

b. Membuat Summery Revenue

c. Memberikan data Bill cash kepada Book Keeper dan Menyerahkan uang kontan kepada General Cashie

d. Menyerahkan Bill credit kepada City Ledgeruntuk ditagih

e. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

12. General Cashier

a. Menyimpan uang kontan, buku – buku, check dan giro bilyet untuk pembayaran

b. Mengerjakan buku – buku harian kas dan bank

c. Menyimpan bukti – bukti kas dan Bank yang masuk atau keluar untuk diserahkan kepada Book keeper

d. Menyetor dan mengambil uang di Bank atas perintah atasan

e. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

13. Account Payable

a. Mengerjakan PLDB ( Purchase Ledger Day Book = buku harian pembelian )

b. Membuat summary bulanan pembelian

c. Memproses uang pengeluaran Hotel

d. Mengerjakan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir

e. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

14. Book Keeper

a. Mengerjakan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir

b. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

Kesimpulan

Dari seksi seksi yang ada bila dilihat dari tugas pokoknya masing-masing dapat dikelompokan menjadi tiga bagian :

1. Bagian yang menangani atau mencatat penerimaan yaitu:

a. Night Audit

b. Internal Auditor

c. Account Receivable

d. Chief Cashier

e. General Cashier

2. Bagian yang menangani atau mencatat pengeluaran dan pengendalian biaya yaitu:

a. Cost Controller

b. Purchasing Supervisor

c. Store Room Supervisor

d. Account Payable

e. General Cashier

Bagian yang memproses data akuntansi menjadi Laporan keuangan yaitu Book keeper

E. Human Resources Development

Tugas HRD dan Bagian Bagiannya

HRD adalah singkatan dari Human Resources Development. Dalam ilmu terapannya, HRD biasa disebut sebagai “Personalia” atau “Kepegawaian”. HRD dalam manajemen juga biasa disebut dengan “Human Capitol” atau “Human Resources Management”.

Arti lain dari Human Resources Development (Sumber Daya Manusia/SDM) adalah suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktifitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan. Bagian atau unit yang biasanya mengurusi sdm adalah departemen sumber daya manusia. Manajemen sumber daya manusia juga dapat diartikan sebagai suatu prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi memerlukannya.

Tugas HRD adalah mengurus info lowongan kerja kemudian melakukan wawancara kerja terhadap calon pegawai yang sudah melamar dan memilih siapa calon pegawai yang layak untuk direkrut oleh perusahaan. Oleh karena itu sebagai calon pegawai yang sedang melamar. anda harus membuat Contoh CV dengan baik dan benar. Apabila perusahaan yang ingin anda masuki adalah perusahaan multinasional ada baiknya anda membuat surat lamaran kerja dalam Bahasa Inggris agar lebih menarik di mata HRD staff.

Tugas HRD
Tugas HRD sendiri dipisahkan oleh jabatan yang diduduki karena HRD sendiri mempunyai kepanjangan yaitu Human Resources of Development, yang mana itu bukan sebuah predikat jabatan melainkan nama sebuah divisi. Jabatan dalam divisi HRD terbagi dalam delapan jenis jabatan yaitu :

Human Resources of Development Manager
Mengawasi dan selalu mengevaluasi anggaran perusahaan agar terwujudnya anggaran yang efektif dan efisien serta bertanggung jawab terhadap setiap pengeluaran yang dilakukan oleh perusahaan Melakukan pengawasan dan evaluasi terhadap setiap sumber daya manusia yang ada di dalam perusahaan. Melaksanakan seleksi dan promosi terhadap sumber daya manusia yang dianggap berhak dalam perusahaan. Menjalankan kegiatan pengembangan skill terhadap sumber daya manusia yang sesuai dengan kebijakan perusahaan. Mengemban tanggung jawab atas rekapitulasi absen setiap sumber daya manusia di perusahaan dan perhitungan gaji tunjangan serta bonus.
Human Resources of Development Recruitment
Tugas HRD recruitment yaitu ikut membantu HRD Manager dalam bidang meng-hire sumber daya manusia. Membentuk prosedur untuk recruitment sumber daya manusia baru. Memasang iklan lamaran dan menyortirnya kemudian melaksanakan test psikologi dan wawancara kerja terhadap sumber daya manusia yang lolos di tahap awal juga adalah salah satu tugas HRD recruitment. Hal ini dilakukan agar mengetahui apakah sikap dan perilaku si pelamar sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Apabila anda tidak mempunyai bayangan wawancara serta psikotes kerja seperti apa, tentunya anda bisa mempelajari contoh wartegg test dan tips wawancara kerja. Menyiapkan kontrak serta perjanjian kerja bersama sumber daya manusia yang akan direkrut oleh perusahaan. Mempunyai tugas untuk menginput data ke sistem agar semua tugas HRD di segala jabatan termudahkan dengan ini. Membuat laporan yang menyangkut rekapitulasi, promosi, dan status karyawan.
General Affair Supervisor
Mengurus segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan kantor dalam rupa peralatan kerja dan sarana prasarana. Menangani hubungan yang berkaitan dengan vendor atau supplier yang dipakain oleh perusahaan. Menyiapkan laporan yang akan dipakai saat rapat anggaran, laporan keuangan dan beban biaya kantor.
Non Material Warehouse Staff
Mempunyai tanggung jawab atas keluar masuknya barang-barang yang akan dipakai untuk menunjang kegiatan perusahaan. Melakukan kontrol dan pengawasan terhadap barang-barang keperluan kantor.
Compensation and Benefit Supervisor
Merawat fasilitas perumahan berupa perumahan, kendaraan, telepon, dan komputer sesuai dengan policy. Melakukan payroll dengan memakai data yang sebanr sehingga pembayaran gaji terhadap sumber daya manusia di perusahaan bisa berjalan secara tepat dan benar.
Payroll Staff
Mengurus proses pengambilan cuti dan tukar shift sumber daya manusia yang ada di perusahaan. Ikut membantu tugas HRD Administrasi dalam hal pengarsipan.
Welfare Staff
Membuat laporan dana iuran pensiun, Memeriksa hal-hal yang berkaitan izin sakit karyawan serta memberikan dana pengganti terhadap sumber daya manusia yang sakit setelah ia sudah memberikan resep.

Training and Development Supervisor
Tugas supervisor tentu memberikan bimbingan, namun di dunia HRD supervisor memiliki devisi sendiri yakni Training dan development, berikut adalah tugasnya :

Memberikan training kepada newcomer
Setiap setahun sekali mengadakan seminar yang mempunya tema memberi motivasi kepada karyawan agar seluruh karyawan mempunyai semangat kerja yang positif.

Membuat laporan rekapitulasi dana menyangkut training yang diadakan untuk dikirim ke direksi.

Penunjang Tugas HRD
Hal yang diperlukan staff dalam menjalankan tugas HRD adalah kompetensi manajerial yang mampu berkoordinasi terhadap semua divisi di perusahaan. Setelah itu staff HRD pun harus menguasai aspek legal yang ada di negara Indonesia sehingga bisa mengatur hubungan antar karyawan dengan perusahaan karena itu adalah tugas HRD yang paling utama. Namun koordinasi dengan seluruh karyawan adalah komponen utama kesuksesan seorang HRD.

Fungsi HRD :

Internal : HRD yang bekerja sebagai trainer terhadap pegawai di dalam perusahaan.
Eksternal : Pegawai HRD yang memeilki konseling diluar kategori perusahaan dapat dilihat dari tingkat kemampuan dan kemauan tinggi maka kemampuan akan mengikuti.

Seseorang HRD yang dapat dikatakan Baik :

I do what you love, love what you do : dimana orang yang berhasil dan dapat dikatakan baik dalam bidang HRDnya apabila ia melakukan pekerjaan atau kegiatan dengan cinta, dan ia mencintai kegiatan atau pekerjaan yang ia lakukan.
Gratefull : Tidak mudah menyerah , seseorang berhasil dalam pekerjaan karena ia tidak mudah menyerah dan terus berusahadengan semua masalah dan hambatan yang ada.
Healthy Live : bersyukur akan semua yang didapatkan dan selalu menerima apa yang telah ia lakukakan, karena ada pepatah bilang apa yang kamu tanam maka itu yang akan kamu dapatkan.
Integritas : orang yang berhasil dalam HRD adalah orang yang dapat berbicara dan dapat menerpakan perkataannya dengan perbuatan, tidak hanya itu ia juga dapat mengontrol pribadinya dengan norma-norma lingkngan yang ada.
Social Skill : kemampuan berhubungan dengan orang lain denngan baik dan dapat bergabung dengan berbagai kalangan dan golongan.
Dream and Think Big : bermimpi dan berpikir besar dimana setiap orang dapat bermimpi dan meluangkan pemikiran yang besar dan berkembang untuk perusahaan dan organisasi yang mereka naungi.
Confidence : kepercayaan diri mampu meningkatkan hasil yang maksimal.
On Time : tepat waktu, dengan kamu selalu disiplin untuk tepat waktu secara tidak sadar kamu merhargai dirimu dan orang lain.
Open Minded : berpikiran terbuka dan selalu mengikuti semua perubahan positif yang ada.
Respect : menghargai, menghormati dan peka akan suatu perubahan yang ada pada lingkungan sekeliling kita.
Never Give Up : jangan mudah putus asa.
Just Perfom : lakukan semaksimal mungkin dan berikan yang terbaik.

F. DPERTEMEN ENGINEERING

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKSI-SEKSI ENGINEERING

Teknik atau sektor perhotelan di departemen engineering bertanggung jawab atas pelaksanaan, pengawasan, operasi dan pembiayaan biaya properti , pemeliharaan dan energi, dan segala sesuatu yang lain bahwa properti atau fasilitas di seluruh hotel. Secara umum, menurut redline dan stipannuk pengoperasian tujuan departemen teknik adalah:

1 . Lindungi investasi fisik bangunan fasilitas

2 . Mengatur Biaya pemeliharaan

3 . Anggota dukungan yang diperlukan untuk keseluruhan kepuasan tamu

4 . Peran dalam mendukung efisiensi operasional departemen lain

5 . Meminimalkan biaya menggunakan energi untuk mengoperasikan fasilitas

6 . Potenai meminimalkan masalah keamanan

Job Description Engineering Department

1 . chief engineering. Sebuah jabatan tertinggi di bidang teknik yang bertanggung jawab atas kelancaran dan keberhasilan departemen , yang pada gilirannya merupakan keberhasilan hotel ' s secara keseluruhan .
2 . electricity Adalah bagian yang bertanggung jawab untuk bagian yang berkaitan dengan listrik (arus kuat) . Dan dapat digabungkan ke bidang pemantauan elektronik ( aliran lemah)

3 .Machine. Bagian bertanggung jawab untuk mesin tersebut , lift , mesin boiler , mesin cuci, peralatan dapur dan peralatan mesin lainnya

4 . Plumbing. Bagian bertanggung jawab atas pipa. Biasanya yang sering menjadi masalah dalam saluran air . Bocor saluran air sering disebabkan oleh kesalahan manusia atau kurangnya keseriusan dalam memperbaiki pipa yang rusak . Oleh karena itu ahli pipa yang diperlukan yang benar-benar mengerti tentang hal-hal seperti .

5 . Civil. Bagian bertanggung jawab untuk bangunan fisik atau struktur atau baik eksterior maupun interior , termasuk pemeliharaan lukisan , furniture polish , lantai saluran , dll

6 . Maintanance. Sebuah proses atau tindakan yang bertujuan untuk mengembalikan properti hotel dengan standar yang telah ditentukan , sehingga dapat beroperasi dengan baik sesuai rencana .

G. SALES DAN DEPARTEMEN MARKETING

Pengertian Sales dan Departemen Marketing serta Tugas dan Fungsi Sales

A. Pengertian Sales & Marketing Department

Marketing merupakan salah satu fungsi utama di antara fungsi-fungsi penting lainnya yang ada dalam suatu perusahaan seperti : administrasi, pembukuan, pembelanjaan, produksi dan personalia.

Sihite menyebutkan bahwa Sale adalah : menawarkan sesuatu produk kepada konsumen, sebagai suatu pekerjaan atau kegiatan untuk menjadikan seseorang sebagai customer atau langganan. Jadi arti sales di sini adalah penjualan.

Marketing adalah pemasaran dan apabila diterjemahkan adalah : “Usaha untuk memasyarakatkan hasil produksi perusahaan melalui berbagai cara agar hasil produksi tersebut banyak diminati oleh masyarakat luas”, (Sihite,1996:1)

Sedangkan arti dari Department adalah : bagian. Jadi Sales & Marketing Department adalah : “Bagian yang menangani penjualan dan pemasaran dalam suatu perusahaan”. Dalam hal ini produk yang dijual adalah kamar hotel beserta seluruh fasilitas dan pelayanannya.

Dalam industri perhotelan bidang pemasaran ini boleh dikatakan masih merupakan suatu hal yang relatif muda usianya bila dibandingkan dengan industri lainnya. Bagian yang melaksanakan penjualan dan pemasaran kemudian disebut Sales & Marketing Department. Definisi yang lengkap dari manajemen yang terdapat dalam Sales & Marketing Department, menurut Sihite (1996:2) adalah ; “Merupakan suatu fungsi yang melaksanakan segala perencanaan, penugasan dan pengawasan terhadap kegiatan penjualan daripada suatu perusahaan, dalam hal penerimaan tenaga penjual (salesman), seleksi (recruiting), pengaturan latihan (training), pengarahan (supervise), pengawasan (control), pembiayaan (cost), dan motivasi para salesman”.
B. Pengertian Sales Person

Seperti telah diutarakan bahwa pengertian Sales secara sederhana adalah penjualan. Dalam bukunya Sihite (1996:86) menyebutkan bahwa Sales adalah Merchandise (Something to be sold) plus Service. Dalam buku yang sama juga dijabarkan mengenai Salesmanship yaitu kecakapan seorang Sales dalam menjual yang meliputi proses dalam penjualan yang dimulai dari langkah pertama sampai dengan terlaksananya suatu penjualan. Jadi pengertian Sales Person atau Salesman di sini adalah individu yang menawarkan suatu produk dalam suatu proses penjualan.

Fungsi dari seorang sales adalah :

Untuk memotivasi calon pelanggan agar ia bertindak dengan suatu cara yang dikehendaki olehnya yaitu membeli.
Dapat mengarahkan sasaran mana dan kepada siapa produk akan ditawarkan dan dijual.
Dapat meyakinkan atas manfaat dan kelebihan produk yang ditawarkan.
Dapat meyakinkan calon pelanggan yang diketahui ragu-ragu dalam mengambil keputusan atau menentukan pilihan.

Beberapa hal yang harus dikuasai oleh tenaga penjual / Sales person adalah (1) product knowledge, (2) price policy, (3) human relation.

1. Product Knowledge (pengetahuan tentang produk)
Adalah yang meliputi masalah yang berhubungan dengan keadaan fisik, jenis, ukuran, design dan warna, manfaat terhadap konsumen, bahkan kelebihannya dengan produk lain yang sama.

2. Price Policy (kebijaksanaan harga jual)
Sejenis produk yang ditawarkan atau dijual mempunyai klasifikasi harga. Adanya suatu design harga tertentu yang ditawarkan untuk suatu volume penjualan. Apakah ada insentif tertentu (discount/commission) bagi pembeli.

3. Human Relation.
Kemampuan tenaga penjual dalam hubungannya dengan masyarakat pasar tertentu untuk mempengaruhinya dan pada akhirnya menjadi konsumen. Pendekatan perorangan sangat membantu keberhasilan dengan ditunjang kemampuan berkomunikasi.

Setelah menguasai tiga hal penting diatas maka ada baiknya melakukan tahapan demi tahapan dalam proses penjualan. Tahapan-tahapan tersebut adalah langkah-langkah yang perlu diperhatikan oleh seorang Sales dalam melakukan proses penjualan yang diharapkan berujung pada keberhasilan. Langkah-langkah tersebut adalah sbb :

1. Approach (pendekatan kepada prospek)
Pendekatan kepada calon pembeli/konsumen memerlukan persiapan dan perencanaan yang baik yang antara lain pengetahuan tentang :

Siapakah calon pembeli/konsumen ?
Apakah kebutuhan/keinginannya ?
Adakah kemungkinan perubahan situasi atas kebutuhan maupun produk yang ditawarkan ?
Siapkah kiat dengan penolakan/keberatan.

2. Presentation (penyajian)
Dalam tahapan presentasi seorang sales harus sanggup menjual “Dirinya” dalam arti mau membantu memuaskan kebutuhan para konsumen (misalnya membantu memecahkan persoalan para calon konsumen terhadap suatu produk yang dijual). Komunikasi adalah merupakan sarana paling menentukan untuk mengetahui kebutuhan pembeli :

Tata bahasa yang baik
Courtesy / kesopanan
Jelas / tepat, tidak berbelit-belit
Memberikan ide, manfaat dan kelebihan produk.

Satu hal lain yang tak kalah pentingnya adalah First Impression atau kesan pertama kepada pelaku penjualan yang positif akan membantu kelancaran proses penjualan.
3. Selling (menjual)
Proses menjual dari seorang sales harus dapat memberi keyakinan kepada pembeli atas manfaat dan kelebihan produk yang ditawarkan. Dengan bekal Product Knowledge dan pengembangan komunikasi yang efektif diharapkan pembeli menjadi pelaku pembeli.

4. Closing The Sale.
Suatu transaksi penjualan terjadi karena penjualan memperoleh persetujuan dari calon pembeli untuk membeli atau menggunakan produk/jasa yang ditawarkan. Tahapan ini merupakan keberhasilan seorang penjual mempengaruhi dan meyakinkan calon pembeli. Langkah-langkah administratif untuk menutup penjualan dapat berupa : statement, order dan tanda terima pembayaran. Dalam jasa pelayanan wisata maka pembeli/konsumen akan menikmati produk wisata setelah terjadinya closing the sale.

5. After Sales Service
Kesempurnaan dari suatu penjualan yang berhasil adalah ditutup dengan Pelayanan Purna Jual. Kegiatan tersebut antara lain :

Pemberian ucapan terima kasih melalui surat, atas pembelian suatu produk atau jasa.
Memberikan suatu kenang-kenangan (souvenir).
Mengirim kartu ucapan pada hari-hari besar atau ulang tahun.
Megadakan direct contact secara regular.

C. Tugas-tugas Seorang Sales Person

Yang akan diuraikan di sini adalah tugas-tugas dari seorang sales secara umum, menurut Sihite (1996:78), yaitu :

Melaksanakan kegiatan penjualan melalui telepon terhadap target konsumen (perusahaan-perusahaan perdagangan dan industri, kantor-kantor pemerintah, asosiasi perkumpulan keagamaan, olahraga, sosial, konsulat) secara sistematik, serta melengkapi laporan kegiatan untuk setiap hubungan yang dilakukan.
Memelihara semua hasil analisis penjualan yang telah dibuat.
Atas persetujuan pimpinan, dalam melaksanakan kerjasama dengan perwakilan perusahaan lain dalam memperoleh peluang usaha, melakukan penjualan bersama, mendiskusikan strategi dan sebagainya.
Melakukan tindak lanjut pelayanan, untuk memberikan kepuasan kepada konsumen.
Melakukan tindak lanjut setiap kegiatan yang dilakukan untuk memperoleh peluang usaha pada saat mendatang.
Menghubungi humas setiap saat dan memberikan bantuan apabila diperlukan, misalnya dalam memberikan hadiah-hadiah promosi kepada para pelanggan.
Melaksanankan kegiatan pemasaran lainnya sesuai dengan tugas yang diberikan oleh manajer penjualan.

Purchasing adalah suatu department yang dimana segala sesuatu pembelian, negosiasi harga, pembuatan PO (purchase Order ), work permint, advent payment, IA/EA,dan lainnya.

Purchasing merupakan bagian yang mempunyai tugas dan wewenang untuk menyediakan material untuk keperluan produksi.

Tugas dan Tanggung Jawab Purchasing Officer

· Mencari dan menganalisa calon supplier yang sesuai dengan material yang dibutuhkan

· Melakukan negosiasi harga sesuai standar kualitas material dan memastikan tanggal pengiriman material

· Melakukan koordinasi dengan pihak supplier mengenai kelengkapan dokumen

· Pendukung material sesuai standar mutu yang berlaku

· Berkoordinasi dengan PPIC dan Gudang tentang jadwal dan jumlah material yang akan diorder

· Bersedia melakukan pembelian dilapangan / keluar kantor

· Membuat laporan pembelian & pengeluaran barang ( inventory,material dll )

· Melakukan pengelolaan pengadaan barang melalui perencanaan secara sistematis dan terkontrol ( FIFO atau ERP/ MRP )

· Melakukan pemilihan / seleksi rekanan pengadaan sesuai kriteria perusahaan

· Bekerjasama dengan departemen terkait untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan

· Memastikan kesedian barang/material melalui mekanisme audit / control stock dll

Kualifikasi Seorang Purchasing

Untuk menjadi seorang Purchasing anda harus memenuhi standard beberapa kriteria berikut,

1. Dapat Melakukan Negosiasi yang baik

2. Memiliki Pengalaman Pembelian modern market

3. Dapat bekerja dengan cepat

4. Dapat menggunakan Aplikasi Komputer, minimal Ms.Office (Excel, Word, Power Point)

5. Mampu bekerja secara individual & team

6. Komunikatif

7. Jujur & Teliti

H. Security Department

Tugas dan Tanggung Jawab

Berikut ini merupakan tugas dan tanggung jawab sesuai masing-masing jabatan dalam Security Department di hotel:

Chief Security (Sec. Manager)

Mengadministrasikan dan meninjau operasi untuk memastikan lingkungan yang aman dan aman bagi karyawan, tamu, dan lain-lain.
Menyarankan manajemen dalam meningkatkan dan melaksanakan kebijakan sesuai dengan keamanan dan peraturan negara.
Menganalisis data statistik dan laporan untuk mengidentifikasi dan menentukan bagaimana membuat bangunan dan lahan yang aman dan aman.
Mengembangkan metode untuk meningkatkan kebijakan keamanan, proses, dan praktik, dan merekomendasikan perubahan manajemen.
Persiapan langsung dan pendistribusian informasi tertulis dan verbal untuk menginformasikan manajer, karyawan dan lainnya kebijakan keamanan, prosedur dan praktek.
Mengelola desain dan pengembangan pelatihan khusus untuk membimbing petugas keamanan dan orang lain melalui keputusan keamanan dan tindakan.
Mewakili Hotel di pertemuan formal dengan organisasi luar dalam hal-hal yang berhubungan dengan keamanan dan layanan perlindungan.

Assistant Security Manager

Mengkoordinir, mengarahkan dan melaporkan kegiatan sehari-hari dari staf Keamanan & Keselamatan dalam perlindungan pengunjung, staf, pelanggan, dan properti saat tidak adanya Security Manager.
Mengelola Ruang Properti untuk item yang hilang dan ditemukan dan mengawasi disposisi dari item yang tidak diklaim.
Assistant Security Manager membantu dalam perencanaan, koordinasi, dan mengarahkan program keamanan dan keselamatan untuk mencakup pencegahan kehilangan, parkir / kontrol lalu lintas, patroli dari properti fisik, penegakan patung dan peraturan hotel, inspeksi fasilitas, dan penyelidikan tindak pidana.
Assistant Security Manager membantu dalam pengembangan dan pelaksanaan prosedur keamanan dan keselamatan; kepatuhan dijamin dengan keselamatan dan standar kesehatan, kebijakan dan prosedur, dan negara yang berlaku.
Melakukan tindak lanjut investigasi laporan kegiatan kriminal dan pelanggaran standar keselamatan.

Security Supervisor

Mengawasi secara teratur karyawan lain.
Merencanakan jadwal kerja
Mengajar dan memberlakukan peraturan keselamatan di tempat kerja.
Mendirikan prioritas keamanan patroli.
Membantu Asisten Manager Keamanan dalam mengidentifikasi daerah berisiko tinggi dan tindakan dimulai untuk mengurangi eksposur risiko.
Melakukan semua tugas-tugas seorang Security Guard.
Ulasan pemanfaatan dan pemeliharaan peralatan keamanan.
Menyiapkan laporan harian dan periodik untuk pejabat hotel mengenai kegiatan.
Mengambil tindakan yang telah ditentukan dan diberikan pertolongan pertama dalam kondisi darurat seperti kecelakaan, kebakaran dan penyakit.
Membantu dalam pengembangan kebijakan keamanan dan prosedur.
Berkomunikasi dengan pengguna layanan tentang kebutuhan keamanan dan masalah.
Memelihara dan merekomendasikan perubahan dan perbaikan dalam sistem pencatatan perangkat lunak untuk kegiatan petugas keamanan.
Memerintahkan, memelihara dan mengeluarkan pakaian dan peralatan.

Security Guard

Secara langsung bertugas memantau dan mengatur keamanan hotel selama 24 jam secara bergantian dengan petugas keamanan yang lain
Melaporkan segala kejadian / peristiwa yang terjadi di hotel ke security manager atau atasannya baik itu kehilangan atapun penemuan barang milik tamu
Berjaga di pos keamanan hotel dan memantau serta membantu keluar masuknya kendaraan yang keluar masuk hotel baik kendaraan milik tamu ataupun staf hotel demi keselamatan dalam penyeberangan jalan